Bagaimana menciptakan lembaga pendidikan yang baik dan bermutu ?

Lembaga pendidikan yang akuntabel, berkualitas, baik dalam pengelolaan sumber daya, mampu bersaing dengan lembaga pendidikan lain dan dapat mengantarkan anak didiknya ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi ataupun ke dunia kerja dengan bekal ilmu pengetahuan dan teknologi serta ketrampilan teknis yang sangat diperlukan oleh dunia usaha dan industri, lembaga seperti ini merupakan lembaga pendidikan yang diminati masyarakat dan adalah lembaga pendidikan yang baik dan bermutu.

Lembaga pendidikan merupakan suatu lembaga yang senantiasa diperlukan oleh masyarakat sepanjang waktu, namun tidak semua lembaga pendidikan diminati masyarakat. Beberapa lembaga pendidikan yang semakin tahun semakin menurun baik jumlah siswa maupun kualitasnya pada akhirnya tutup, sebaliknya tidak sedikit lembaga pendidikan yang semakin tahun semakin populer dan semakin maju.

Langkah pertama yang harus dilakukan oleh pengelola lembaga pendidikan untuk menciptakan lembaga pendidikan yang baik dan bermutu yaitu selalu memperhatikan dan mengidentifikasi keinginan-keinginan dari pihak-pihak yang terkait yaitu antara lain :

• Pemerintah - Yaitu kepatuhan seorang pengelola lembaga pendidikan terhadap semua peraturan-peraturan yang diberlakukan oleh pemerintah melalui dinas pendidikan.
• Siswa dan orang tua - Keinginan untuk mendapat pelayanan yang baik dengan hasil lulusan yang berkualitas, berbudi luhur, terampil dan bertanggung jawab.
• Komunitas - Memerlukan lingkungan kerja yang sejuk, nyaman dan kondusif untuk pengembangan diri.
• Pendidik dan tenaga kependidikan - Membutuhkan kesejahteraan yang baik, jaminan kesehatan dan keselamatan.
• Investor - Mengharapkan reputasi lembaga pendidikan yang baik.
• Institusi lain - Membutuhkan tenaga kerja yang bersaing dan siap pakai.

Selain hal-hal diatas tersebut, untuk mengelola lembaga pendidikan diperlukan sistem manajemen yang baik dan dapat dipertanggung jawabkan. Salah satu sistem manajemen yang tepat untuk lingkungan pendidikan adalah Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001: 2015) yang merupakan salah satu sistem manajemen yang dapat digunakan untuk mengelola suatu organisasi/lembaga pendidikan dalam mencapai suatu tujuan atau sasaran.

Pola dasar sistem manajemen mutu (ISO 9001: 2015) adalah apa yang akan dan setelah kita kerjakan kita tulis ( perencanaan dan laporan ) dan apa yang kita tulis kita kerjakan yang lebih dikenal dengan pola P-D-C-A (Plan – Do – Check – Action). Terdapat 7 prinsip dasar manajemen mutu dalam menerapkan sistem manajemen mutu (ISO 9001: 2015) yaitu :

1. Fokus pada pelanggan.
2. Kepemimpinan.
3. Keterlibatan orang-orang.
4. Pendekatan proses.
5. Peningkatan terus-menerus.
6. Pengambilan keputusan berdasarkan fakta.
7. Hubungan yang saling menguntungkan dengan supplier.

Adapun model sistem manajemen mutu (ISO 9001: 2015) yang dikembangkan sebagai berikut :

1. Ruang Lingkup.
2. Acuan Normatif.
3. Istilah dan Definisi.
4. Konteks Organisasi.
5. Kepemimpinan.
6. Perencanaan.
7. Dukungan.
8. Evaluasi
9. Peningkatan.

10 Klausul Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001: 2015)

Klausul 1 s/d 3 merupakan klausul yang sifatnya umum, yaitu klausul yang menjelaskan ruang lingkup penerapan, acuan standar yang dipilih dan semua istilah dan definisi yang selalu digunakan dalam implementasi sistem manajemen mutu (ISO 9001: 2015) di suatu organisasi atau lembaga pendidikan.

Klausul 4 meliputi :

• Persyaratan umum
• Persyaratan dokumentasi yang terdiri dari :
• Umum
• Pedoman mutu
• Pengontrolan dokumen
• Pengontrolan rekaman

Klasul 5 meliputi :

• Kebijakan mutu dan sasaran mutu
• Komitmen manajemen
• Fokus pada pelanggan
• Manajemen representative
• Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
• Komunikasi internal
• Tinjauan manajemen

Klausul 6 meliputi :

• Perencanaan tindakan
• Alur yang terkait dengan pelanggan
• Rancangan dan pengembangan
• Pembelian
• Realisasi proses pendidikan dan penyediaan layanan
• Pengendalian terhadap alat pemantau dan alat pengukur

Klausul 7 meliputi :

• Penyediaan sumber daya
• Sumber daya manusia
• Infrastruktur
• Lingkungan kerja

Klausul 8 meliputi :

• Perencanaan realisasi proses pendidikan
• Pelaksanaan proses pendidikan
• Hubungan dengan siswa, orangtua, komite, masyarakat
• Penanganan masalah selama proses pendidikan

Klausul 9 meliputi:

• Pengawasan dan pengukuran
• Kepuasan pelanggan
• Audit internal
• Pengontrolan
• Analisa data

Klausul 10 meliputi:

• Perbaikan terus-menerus
• Peningkatan dan pengembangan

Keuntungan penerapan sistem manajemen mutu (ISO 9001: 2015)

Keuntungan internal, antara lain :

• Sistem dokumentasi prosedur dan pedoman kerja yang rapi (persetujuan, penerbitan, distribusi, revisi dan pemusnahan).
• Disiplin dalam pencatatan dan pelaporan hasil kerja.
• Sistem penysunan data yang rapi sehingga mudah mencari atau menemukannya.
• Semua guru dan karyawan harus bekerja sesuai prosedur (kepatuhan terhadap prosedur akan selalu diperiksa selama audit, melalui kepatuhan yang diawasi melalui audit, kemungkinan kesalahan dan komplain dapat dihindari).
• Melalui audit internal rutin team-work dan komunikasi internal dapat diperbaiki.
• Meningkatkan kesadaran guru dan karyawan tentang arti mutu dan kepuasan pelanggan (siswa, orang tua, pengguna tamatan dsb).
• Lingkungan kerja yang sejuk, nyaman dan kondusif.
• Membantu top manajemen (kepala sekolah) memperoleh gambaran permasalahan yang dihadapi di tingkat menengah maupun bawah.
• Job deskripsi, tugas, tanggung jawab dan wewenang yang lebih jelas dan tertata rapi.
• Kejelasan tentang sasaran dan target kinerja yang harus dicapai oleh masing-masing unit kerja/program studi/personil.
• Tindak lanjut hasil rapat dan program-program perbaikan akan termonitor dengan baik.

Keuntungan eksternal, antara lain :

• Peningkatan citra lembaga pendidikan/sekolah dalam hal mutu layanan.
• Siswa dan orangtua akan lebih merasa aman dan terjamin tentang penerapan manajemen lembaga pendidikan.
• Membantu kerja unit publikasi/hubungan masyarakat.
• Keyakinan dunia usaha/industri yang lebih baik akan kualitas tamatan dan layanan yang lebih baik dibanding dengan lembaga pendidikan lain yang tidak pernah diaudit.

Dengan menerapkan sistem manajemen mutu (ISO 9001: 2015) secara baik dan benar serta konsisten, maka akan dapat meningkatkan mutu pendidikan baik mutu lulusan maupun mutu layanan pendidikan pada masyarakat.